7 problemas en la gestión del tiempo del jefe de ventas

El puesto de Jefe de Ventas tiene un enorme potencial de impacto en los resultados del equipo de venta. Sin embargo, esa importancia no siempre se refleja en la atención e inversión que las empresas prestan al desempeño del colectivo.

¿Cómo invierten en su empresa los mandos de venta uno de los más valiosos recursos de venta de que disponen: su propio tiempo?

Aunque hay diferentes situaciones y mandos de venta, veamos aquí seis típicos problemas que influyen en una ineficiente gestión del tiempo del jefe de ventas.

Cómo gestiona su tiempo el jefe de venta

En la gestión del tiempo del jefe de ventas puede usar criterios racionales y criterios inconscientes o espontáneos.

Y hay criterios eficientes y menos eficientes. 

Cómo usas tu tiempo define quién eres. Oprah Winfrey 

Como sugiere la Sra Winfrey, famosa periodista americana, menos conocida en España, la gestión del tiempo del jefe de ventas nos habla sobre su personalidad y su profesionalidad. Y nos da pistas sobre sus vías de mejora si somos optimistas, que es lo que deberíamos ser los formadores.  

Los siguientes son 7 criterios, que caen en la categorías de ineficientes y poco racionales, y que bastantes veces deciden el reparto de tiempos del gerente de ventas. 

1. Puesto actual vs. anterior

Al cambiar de puesto a las personas nos cuesta cambiar completamente de sombrero y seguimos distribuyendo nuestro tiempo con los criterios del puesto anterior.

Por ejemplo, en la típica situación de evolución de vendedor a mando de ventas, cuando se siguen asignando tiempos con los criterios de su anterior función y no de sus nuevas responsabilidades. O el jefe de ventas que proviene de un puesto de administración, situación mucho menos habitual que la anterior, que le sigue dando una alta prioridad a la gestión financiera o administrativa, área ahora menos crítica. 

2. Despacho vs. Campo

¿Cuál es el porcentaje de tiempo que un jefe de ventas debe invertir en tareas de despacho?

Dependerá del sector, de la empresa e incluso del puesto y de la persona. Pero no es mala idea contar con un objetivo al respecto, conocido, negociado y asumido por el colectivo de mandos.

En uno de nuestros clientes, la Dirección Comercial ha fijado que el tiempo de despacho del jefe de ventas debería ser inferior al 30% – es decir, no más de 50 horas al mes. Lo que significa que durante las 110 horas restantes el mando debería estar, o bien vendiendo a sus propios clientes, o acompañando a sus vendedores a vender.

3. Estilo de liderazgo e interrupciones

¿Cuántas veces por día los comerciales llaman al mando para realizarle consultas?

¿Qué número de llamadas diarias realiza el mando a sus comerciales? 

Hay mandos que han (mal) acostumbrado a sus comerciales a consultarles cada decisión o problema diario de venta. Son jefes-de-venta-online. 10 comerciales que realizan 3 llamadas diarias a su jefe significan para éste 30 interrupciones diarias y disponer de menos de 10 o 12 minutos entre llamada y llamada para concentrarse en una determinada tarea.  

¿De quién es la responsabilidad? De “estos chicos que no saben decidir sin consultarme”, como he escuchado decir a algún jefe de ventas, no sin cierto orgullo. O del propio mando de ventas, que no ha sabido o querido delegarles decisión y generarles autonomía.

Son mandos, cercanos al jefe helicóptero, que se sienten muy cómodos comprobando la permanente necesidad de su sabio consejo por sus colaboradores. A la vez que se quejan por el poco tiempo disponible…   

4. Ocupado vs. productivo

A veces estamos tan ocupados en lo que hacemos que olvidamos por qué lo hacemos. E invertimos una cantidad excesiva de tiempo en tareas que podríamos delegar o postergar o agrupar o simplemente ignorar.

Por ejemplo, los perfeccionistas, personas que invierten una gran cantidad de tiempo en determinadas tareas, en las que ellos han decidido que deben ser realizadas con un grado excelso de calidad… alto grado que sólo él valora. Tiempo que necesariamente se detraerá de las funciones realmente importante del jefe de ventas.  

5. Exigente vs. necesario

Otro criterio ineficaz de gestión del tiempo del jefe de ventas es la presión ejercida sobre él. Se atiende más y mejor al cliente que más reclama y exige, no al que más compra o tiene mayor potencial de venta. O se dedica más tiempo al comercial o departamento central que más ayuda demanda, que no es necesariamente el que más la necesita.  

6. La reunión del lunes

Se asigna tiempo a determinadas actividades “porque siempre se ha hecho así”, sin cuestionar demasiado su productividad actual. Si está programado en la agenda del equipo, así debe hacerse… aunque pueda haber alternativas más rentables para invertir ese tiempo del mando y/o del equipo de venta. Reuniones virtuales vía videoconferencia, por ejemplo.   

7. Los clientes y comerciales más agradables

Se invierte tiempo en aquellos interlocutores con los que el jefe de ventas se siente más cómodo o seguro, sin valorar la productividad de la gestión. Es el jefe de ventas que no se sabe resistirse al encanto de lo agradable, lo rutinario o lo fácil.      

Conclusión

En fin, seguramente caemos en otros errores al gestionar el recurso tiempo. Pero estos siete, según mi experiencia con el colectivo, son habituales en los jefes de ventas.

El primer paso para gestionar mejor el tiempo es asumir los errores o problemas. El segundo buscarle soluciones. Que no son fáciles porque, más que técnicas o recursos físicos, la gestión eficaz del tiempo suele demandar cambios de hábitos y actitudes, que no es precisamente lo más fácil de cambiar.   

¿Qué otros problemas encuentras en la gestión del tiempo del jefe de ventas?