Escuchamos cada día a políticos, tertulianos y vendedores (perdón, vendedores, por meteros en esa bolsa) que hablan largo y dicen poco.
Y leemos emails, artículos de prensa o libros, con dos aspectos mejorables: la redundancia y/o la falta de claridad del mensaje.
Y eso que los nuevos medios de comunicación se supone que obligan a resumir las ideas. Aunque no tengo claro que los nativos digitales, habituados a comunicar en menos de 140 caracteres, sean más efectivos al exponer un texto complejo, donde hay que analizar un problema y proponer una solución, por ejemplo.
No hablo de escribir poesía, novela o ensayo; hablo de comunicaciones eficaces de un vendedor, un formador o un periodista, donde la síntesis debería ser un objetivo.
Pero ¿es la síntesis un don o un método? Además de razones por las que ser sintéticos, veamos en este post 8 maneras para conseguir presentaciones eficaces vía síntesis de ideas.
Contenidos del post
Por qué sintetizar al presentar ideas
- Porque el interlocutor ha cambiado. Tanto en ventas como en formación, los clientes o los participantes del curso quieren recibir la esencia del mensaje, de forma clara y sencilla, lo antes posible.
- Porque hay más competencia. Hay demasiada información ahí fuera compitiendo con mi mensaje, lo que implica menor tiempo de atención y la necesidad de diferenciarme con un mensaje más claro y atractivo en menos tiempo.
- Porque importan las emociones rápidas. La calidad de un mensaje descansa, muchas veces, en su capacidad de producir un impacto emocional rápido. A partir de los 30 segundos la audiencia desconecta.
Una síntesis vale por diez análisis. Eugeni d’Ors
Cómo sintetizar mi presentación
1. Prepáralo
¿Por qué oímos tantos mensajes redundantes, repetitivos o demasiado largos? Porque decirlo breve y concreto, o implica talento, que no todos tenemos, o implica preparación, que no siempre hacemos.
Usa el cerebro antes que la boca, para decantar lo esencial de tu mensaje:
- tu objetivo último;
- el efecto que buscas provocar en el otro;
- sus necesidades, deseos, dolores, tentaciones;
- cómo sintonizarás con esas carencias;
- y a partir de lo anterior… la esencia de tu mensaje.
2. Estructúralo
Cuenta tu idea con el método clásico de “diles lo que vas a decirles, luego díselo, y diles lo que les has dicho”; o usa la magia del 3; o sigue los mismos pasos que dio tu cliente al exponer sus necesidades… habrá muchas formas de agrupar las ideas, pero siempre buscando el doble objetivo de simplificar y clarificar el mensaje.
Synthesis = un nuevo todo, producto de combinar lo esencial de las partes.
Las presentaciones eficaces tiene un comienzo creativo, original, ilusionante. Y el cierre, potente y por supuesto, conducente a la acción buscada. Y en el medio, los mínimos argumentos necesarios.
Por ejemplo, una estructura básica en una llamada o gestión de ventas podrá ser:
- Quién soy -si no me conoce;
- Qué podría ganar él;
- Qué debería él hacer (recibir mi visita);
- En qué fecha y hora nos vemos.
3. Háblale de él
Tu interlocutor no se resistirá a la seductora idea de su propio beneficio.
Básate en sus carencias y plantea las ventajas de tu solución: en el peor de los casos no profundizar sus males actuales; en el mejor, lograr algo que no tiene.
Por ejemplo, en una llamada o email de prospección, lo primero que debe brillar es la posibilidad de ganar algo, o de no perderlo: reducir costes, ganar clientes, diferenciarse de su competencia, hacer lo mismo pero más fácil, o con menos riesgo…
4. Dosifica los adjetivos
Desviste tu mensaje de lo innecesario. Y los (odiosos) (superfluos) (redundantes) (ampulosos) adjetivos son de las primeras palabras que sobran.
Mejor que decir «nuestro producto es seguro, eficaz, práctico y sin efectos adversos», selecciona un solo adjetivo que resuma lo relevante de tu solución para este cliente.
5. Usa un tiempo activo
El tiempo activo aporta fuerza y claridad a la idea.
Mejor que decir «los resultados del equipo de venta serán evaluados por la Dirección Comercial», es decir «la dirección comercial evaluará los resultados de ventas».
Tiempo activo: sujeto + verbo + predicado (quién + qué + a quién)
6. Titúlalo con fuerza
Las presentaciones de impacto, tanto sean emails, propuestas o llamadas, dejan claro desde el principio de qué trata y qué busca el mensaje.
Pocas palabras, optimistas y sugiriendo la acción que buscas.
Mejor que decir: «Propuesta de colaboración»; di «Cómo duplicar la velocidad de su servicio y la satisfacción de sus clientes».
7. Córtalo y recórtalo
Una vez que tienes el mensaje, elimina lo accesorio, lo repetido, el pleonasmo.
Mejor que decir… | es decir… |
lapso de tiempo | lapso |
proceder a la modificación | cambiar |
bajo ninguna circunstancia | nunca |
adoptar una decisión | decidir |
muchas gracias por habernos remitido su información | gracias por su respuesta |
en el caso de que.. | si |
tomar en consideración… | considerar |
debido al hecho de que… | dado que |
Algunos de estos ejemplos están tomados del buen libro de Tîmothy R.V. Foster, Mejore su redacción empresarial (Gedisa).
8. Dilo fácil
Usa frases y palabras sencillas, cortas, sin tecnicismos. Las frases extensas ocultan y desvanecen tu mensaje.
Conclusión
La síntesis se entiende, se retiene y se acepta mejor.
¿Puedes sintetizar mejor tus correos, argumentos o propuestas?
Yo, con más talento y trabajo, seguramente podría haberme ahorrado algunas de las 860 palabras de este post. 🙂
Te comento un off-topic, abusando de tu amabilidad y paciencia, de una cuestión que me ha llamado mucho la atención en estos días, para tu experta valoración. Se trata de algunas estadísticas de ventas que circulan por internet (web y blogs de venta, sin dar nombres, se dice el pecado pero no el pecador).Por ejemplo esta estadistica: el 80 % de la ventas se realizan a partir del 5º contacto con el cliente. Si embargo, recientemente, he visto una web que la califica ddirectamente de falsa e inexistente. Te dejo el enlace y te agradezo tu tiempo y respuesta. Un saludo cordial.
https//:venturebeat.com/2014/08/15/these-incredible-sales-stats-everyone-cites-are-actually-completely-false/
Sobre mi comentario anterior acerca de las posibles estadisticas comerciales falsas , te dejaré mi opinión por si te sirve de algo. De mi experiencia comercial personal, de venta de un producto financiero a empresas, con un contacto inicial teléfonico, yo llego a la misma conclusión que estas estadisticas comentadas: es necesario un nº de contactos alto para romper la puerta fria que se da. No es suficiente con tener un buen producto y servicio, dado que necesitas mucho contacto personal (no me atrevo a dar cantidad mínima de contactos) para que el posible cliente gane confianza. Se necesita mucho tú a tú. Mucho ver caras, miradas, gestos, etc… Si se hacen pocos contactos (p.ej. 2 ) da igual que tu producto sea muy superior a lo que ya tienen o al de otros competidores que no vas a conseguir nada, pierdes el tiempo. La importancia del lenguaje corporal que se enseña en la teoría comercial queda demostrada en esa necesidad alta de contactos. Por decirlo de un modo quizas bruto y simplista, pero creo que cierto, yo entiendo que en la venta a puerta fria el animal, el cuerpo que esta debajo del comprador necesita ver, oler, tocar y hasta sentir al animal del vendedor para verificar por completo la fiabilidad de su oferta. Un saludo cordial
Totalmente de acuerdo Antonio:
el éxito en ventas es la suma de muchos factores: buen producto, mucho esfuerzo (repetido en el mismo cliente, si hay potencial), buenas técnicas de venta (por ejemplo, de comunicación no verbal, que mencionas), motivación, actitudes adecuadas…
Gracias por tu opinión!
Hola Antonio,
sí, la estadística esta, que es bastante conocida y parece un poco exagerada, viene muy bien cuando se quiere remarcar una idea básica en ventas: la importancia de la persistencia… porque los clientes no se deciden en el primer intento de cierre. Hasta ahí todos estamos de acuerdo. Lo que no estaría tan bien es fabricar estadísticas que apoyen la idea que predico… Aunque ya (quizás) lo dijo Churchill: “sólo creo en las estadísticas que personalmente he manipulado”.
Hola MiguelAngel
Gracias por tu respuesta. Si, tienes razon el contacto personal persistente (con habilidades comunicativas )es el que reduce/elimina el problema de la puerta fria. Un saludo cordial
Muy Bien! Que hermoso es leer! que buen final de tu post! Saludos!