¡Sintetízalo! y comunicarás mejor

en Habilidades, Otras ideas, Ventas

Escuchamos cada día a políticos, tertulianos y vendedores (perdón, vendedores, por meteros en esa bolsa) que hablan largo y dicen poco.

Y leemos emails, artículos de prensa o libros, con dos aspectos mejorables: la redundancia y/o la falta de claridad del mensaje.

Y eso que los nuevos medios de comunicación se supone que obligan a resumir las ideas. Aunque no tengo claro que los nativos digitales, habituados a comunicar en menos de 140 caracteres, sean más efectivos al exponer un texto complejo, donde hay que analizar un problema y proponer una solución, por ejemplo.

No hablo de escribir poesía, novela o ensayo; hablo de comunicaciones profesionales de un vendedor, un formador o un periodista, donde la síntesis debería ser un objetivo.    

Pero ¿es la síntesis un don o un método? Además de algunas razones por las que debemos ser sintéticos, veamos en este post 8 maneras para conseguirlo.Por qué sintetizar tus ideas

  • Porque el interlocutor ha cambiado. Tanto en ventas como en formación, los clientes o los participantes del curso quieren recibir la esencia del mensaje, de forma clara y sencilla, lo antes posible.
  • Porque hay más competencia. Hay demasiada información ahí fuera compitiendo con mi mensaje, lo que implica menor tiempo de atención y la necesidad de diferenciarme con un mensaje más claro y atractivo en menos tiempo.
  • Porque importan las emociones rápidas. La calidad de un mensaje descansa, muchas veces, en su capacidad de producir un impacto emocional rápido. A partir de los 30 segundos la audiencia desconecta.

Una síntesis vale por diez análisis. Eugeni d’Ors

Cómo sintetizar tu mensaje

1. Prepáralo

¿Por qué oímos tantos mensajes redundantes, repetitivos o demasiado largos? Porque decirlo breve y concreto, o implica talento, que no todos tenemos, o implica preparación, que no siempre hacemos.

Usa el cerebro antes que la boca, para decantar lo esencial de tu mensaje:

    • tu objetivo último;
    • el efecto que buscas provocar en el otro;
    • sus necesidades, deseos, dolores, tentaciones;
    • cómo sintonizarás con esas carencias;
    • y a partir de lo anterior… la esencia de tu mensaje.

2. Estructúralo

Cuenta tu idea con el método clásico de “diles lo que vas a decirles, luego díselo, y diles lo que les has dicho”; o usa la magia del 3; o sigue los mismos pasos que dio tu cliente al exponer sus necesidades… habrá muchas formas de agrupar las ideas, pero siempre buscando el doble objetivo de simplificar y clarificar el mensaje.

Synthesis = un nuevo todo, producto de combinar lo esencial de las partes.

Que el comienzo sea creativo, original, ilusionante. Y que el cierre sea potente y por supuesto, conducente a la acción buscada. Y en el medio, los mínimos argumentos necesarios.  

Por ejemplo, una estructura básica en una llamada o gestión de ventas podrá ser:

    • Quién soy -si no me conoce;
    • Qué podría ganar él;
    • Qué debería él hacer (recibir mi visita);
    • En qué fecha y hora nos vemos.

3. Háblale de él

Tu interlocutor no se resistirá a la seductora idea de su propio beneficio. 

Básate en sus carencias y plantea las ventajas de tu solución: en el peor de los casos no profundizar sus males actuales; en el mejor, lograr algo que no tiene.

Por ejemplo, en una llamada o email de prospección, lo primero que debe brillar es la posibilidad de ganar algo, o de no perderlo: reducir costes, ganar clientes, diferenciarse de su competencia, hacer lo mismo pero más fácil, o con menos riesgo…

4. Dosifica los adjetivos

Desviste tu mensaje de lo innecesario. Y los (odiosos) (superfluos) (redundantes) (ampulosos) adjetivos son de las primeras palabras que sobran.

Mejor que decir “nuestro producto es seguro, eficaz, práctico y sin efectos adversos”, selecciona un solo adjetivo que resuma lo relevante de tu solución para este cliente.

5. Usa un tiempo activo

El tiempo activo aporta fuerza y claridad a la idea.

Mejor que decir “los resultados del equipo de venta serán evaluados por la Dirección Comercial”, es decir “la dirección comercial evaluará los resultados de ventas”.

Tiempo activo: sujeto + verbo + predicado (quién + qué + a quién)

6. Titúlalo con fuerza

Tanto sea email, propuesta, llamada o presentación, deja claro desde el principio de qué trata y qué busca tu mensaje.

Que sean pocas palabras, optimistas y sugiriendo la acción que buscas.

Mejor que decir: “Propuesta de colaboración”; di “Cómo duplicar la velocidad de su servicio y la satisfacción de sus clientes”.

7. Córtalo y recórtalo

Una vez que tienes el mensaje, elimina lo accesorio, lo repetido, el pleonasmo.

Mejor que decir… es decir…
lapso de tiempo lapso
proceder a la modificación cambiar
bajo ninguna circunstancia nunca
adoptar una decisión decidir
muchas gracias por habernos remitido su información gracias por su respuesta
en el caso de que.. si
tomar en consideración… considerar
debido al hecho de que… dado que

Algunos de estos ejemplos están tomados del buen libro de Tîmothy R.V. Foster, Mejore su redacción empresarial (Gedisa).

8. Dilo fácil

Usa frases y palabras sencillas, cortas, sin tecnicismos. Las frases extensas ocultan y desvanecen tu mensaje.

Resumiendo, la síntesis se entiende, se retiene y se acepta mejor.

¿Puedes sintetizar mejor tus correos, argumentos o propuestas?

Yo, con más talento y trabajo, seguramente podría haberme ahorrado algunas de las 854 palabras de este post. 🙂

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{ 2 comentarios... deje el suyo }

1 antonio Julio 11, 2017 a las 09:31

Te comento un off-topic, abusando de tu amabilidad y paciencia, de una cuestión que me ha llamado mucho la atención en estos días, para tu experta valoración. Se trata de algunas estadísticas de ventas que circulan por internet (web y blogs de venta, sin dar nombres, se dice el pecado pero no el pecador).Por ejemplo esta estadistica: el 80 % de la ventas se realizan a partir del 5º contacto con el cliente. Si embargo, recientemente, he visto una web que la califica ddirectamente de falsa e inexistente. Te dejo el enlace y te agradezo tu tiempo y respuesta. Un saludo cordial.
https//:venturebeat.com/2014/08/15/these-incredible-sales-stats-everyone-cites-are-actually-completely-false/

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2 antonio Julio 21, 2017 a las 18:44

Sobre mi comentario anterior acerca de las posibles estadisticas comerciales falsas , te dejaré mi opinión por si te sirve de algo. De mi experiencia comercial personal, de venta de un producto financiero a empresas, con un contacto inicial teléfonico, yo llego a la misma conclusión que estas estadisticas comentadas: es necesario un nº de contactos alto para romper la puerta fria que se da. No es suficiente con tener un buen producto y servicio, dado que necesitas mucho contacto personal (no me atrevo a dar cantidad mínima de contactos) para que el posible cliente gane confianza. Se necesita mucho tú a tú. Mucho ver caras, miradas, gestos, etc… Si se hacen pocos contactos (p.ej. 2 ) da igual que tu producto sea muy superior a lo que ya tienen o al de otros competidores que no vas a conseguir nada, pierdes el tiempo. La importancia del lenguaje corporal que se enseña en la teoría comercial queda demostrada en esa necesidad alta de contactos. Por decirlo de un modo quizas bruto y simplista, pero creo que cierto, yo entiendo que en la venta a puerta fria el animal, el cuerpo que esta debajo del comprador necesita ver, oler, tocar y hasta sentir al animal del vendedor para verificar por completo la fiabilidad de su oferta. Un saludo cordial

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