Gestión eficaz del tiempo un lunes por la mañana. Llego en hora a la oficina. Después de departir con mi colega (6′), abro el correo donde me esperan 62 emails por gestionar. Tardo 18′ en depurarlos, eliminar spam y mensajes internos que no interesan. Otros son publicidad, algunos de los cuales sí me detengo a revisar (7´). De los correos restantes, respondo primero al del compañero de Finanzas que tanto se irrita si no le respondo al instante (9′).

Internet. Al entrar en internet, para buscar un dato necesario en la respuesta, aprovecho para aclarar la duda que me surgió anoche mientras veía esa interesante película iraní (11′).  

Prioridades. A las 09:51 h considero que ya es hora de atacar mi lista de tareas pendientes. Porque otra cosa no, pero planificado sí que me considero: siempre dispongo de una lista de cosas por hacer. Veamos… Tengo ese proyecto tan importante por empezar… no, muy complicado para esta hora de lunes. Mejor lo dejo para otro día que tenga más tiempo. Debería decirle a mi jefe que fracasamos en la propuesta presentada a Bigfish SA… no, mejor cuando me lo pregunte.

Teléfono. ¿Y si llamo a mi suegra para pedirle que no venga esta semana a instalarse a mi casa? Humm… Seguramente ya estará en camino… pero espero que sea esta la última vez. Mejor hago las llamadas pendientes a clientes. ¿El primero de la lista? A este debo decirle que no podemos aceptar su solicitud… mejor darle la noticia más adelante. O él ya se imaginará nuestra respuesta.

El segundo de la lista siempre parece estar ocupado cuando le llamo… El siguiente: Fontanillas. ¡Este sí! Compra poco, pero siempre parece estar encantado de que lo llame. ¡Allá voy! No hay como ser un hombre de acción…

¿Se reconoce usted en procesos de decisión como los del vendedor del párrafo anterior?

La trampa de lo agradable

Así se puede calificar esta tendencia que algunos tenemos en la gestión del tiempo, tan entendible como poco productiva, de dar preferencia a las actividades que a priori parecen agradables en detrimento de aquellas que asocio con situaciones o personas menos atractivas.

Tiendo a hacer en primer lugar:

  • Lo lúdico, en detrimento de lo que asocio con actividades no tan disfrutables.
  • Tareas fáciles, en detrimento de lo que intuyo difícil.
  • Gestiones que den rápidos resultados, postergando proyectos que demandan planificación y esfuerzos a largo plazo.
  • Lo que me parece interesante, aplazando lo que me resulta aburrido o monótono.
  • Actividades asociadas con gente con la que me llevo bien, demorando las relacionadas con personas menos simpáticas o afines.
  • Aquello que creo que hago bien, posponiendo actividades o funciones en las que me siento inseguro o inhábil.

¿Prioridad a lo agradable o a lo productivo?

Dar prioridad a lo agradable no deja de ser una forma natural, intuitiva, de gestionar el tiempo. De manera inconsciente, tiendo a hacer primero lo placentero y a postergar lo doloroso.

El problema es que lo agradable no siempre es lo más productivo, en términos de eficacia en la gestión de mi tiempo, tanto  profesional como personal. Y lo doloroso sí suele estar relacionado con mis objetivos a largo plazo, profesionales y personales. 

5 ideas para superar la trampa de lo agradable

La mayoría de nosotros ya lo hemos oído, otra cosa es que lo hagamos: hay que definir las prioridades en la gestión del tiempo de forma racional, no emocional.

Si lo hacemos de forma inconsciente, decidirá cómo gestionar el tiempo el ser lúdico y auto protector que hay dentro nuestro.

El buen criterio para decidir como invierto mi tiempo en actividades alternativas más o menos agradables, será empezar con la tarea con más influencia en mis objetivos profesionales o personales.         

1. Lo primero por la mañana: el sapo

Si sabe que tiene que tragarse un sapo, hágalo a primera hora de la mañana. Si fueran dos los sapos, empiece siempre por el más grande. Mark Twain

Esta frase de Mark Twain, que inspiró al autor Brian Tracy el título de su libro “Tráguese ese sapo” con estrategias sobre gestión eficaz del tiempo profesional, describe una primera recomendación básica: comienza tu jornada, o la fase de acción que fuere, por la tarea más difícil, más ingrata o más desagradable.

2. Márcate objetivos diarios de crecimiento

curso Gestión del TiempoNo permitas que esas tareas rutinarias, fáciles y de rápido resultado te impidan llevar a cabo lo realmente importante. Por ejemplo, tu desarrollo como profesional o persona.

Asígnate cada día una meta de aprendizaje. O haz algo que te amplíe posibilidades profesionales.

Por ejemplo, si soy un vendedor, cada día o semana debería contar con una meta de prospección y contacto con nuevos clientes, típicamente un sapo ingrato en ventas, pero que es la vía para mantener y ampliar mi base de clientes. 

3. Resérvate un tiempo para lo importante

Al planificar la gestión de tu tiempo separa una «banda-sapo» en cada uno de tus días o semanas; un cierto porcentaje de tu tiempo, idealmente el más productivo, dedicado a esas tareas que, aunque no sean las más fáciles o interesantes, guardan una alta relación con tus objetivos profesionales o personales.

Para seguir con el ejemplo de un vendedor: ¿qué porcentaje de mi tiempo debo estar en contacto directo con prospectos y clientes?

Si soy un jefe de ventas: ¿qué parte de mi tiempo profesional debo dedicarlo a estar en el territorio y qué parte en el escritorio? Y cuando digo estar en el territorio, me refiero al contacto directo con clientes o equipo de ventas – sea en persona, por teléfono o videoconferencia; el que no dedico a trabajo administrativo, por ejemplo.     

4. Defiende ese tiempo A (de alta productividad)

¿Defenderlo de qué? Por ejemplo de esas maravillas tecnológicas, pródigas en tentaciones, como Internet, email, redes sociales o Netflix. Extraordinarios inventos que nos proporcionan inagotables posibilidades para… dilapidar nuestro tiempo.   

5. Haz cada día algo que te dé miedo

La frase anterior, atribuida a Eleanor Roosevelt, es una última buena recomendación para evitar el riesgo de mantenerse demasiado tiempo en territorio confortable.  

¿Qué otras ideas o métodos practicas para defenderte de lo agradable? ¿O para desayunarse con sapos?