¿Cuál es la etapa más olvidada del proceso de formación?

en Formación

Evaluación Necesidades Formación

El puente es bueno, pero… ¿hacia dónde vamos?

¿Cuál es la etapa más importante de un proceso de formación? No creo que exista una sola respuesta, válida para todo tipo de situaciones y colectivos.

¿Y la etapa más soslayada? ¿La menos bien hecha?

Aquí sí me atrevo a mencionar dos momentos críticos de todo proceso de formación a los que no se les suele dar la importancia y los recursos que merecen: el antes y el después.

Abordemos aquí el antes, la Evaluación de Necesidades de Formación (ENF). Veamos por qué es importante; cuáles son 4 partes del trabajo y cuáles son ocho aspectos en que se debería plasmar una adecuada evaluación.

Concepto: una necesidad de formación puede existir cuando una persona o colectivo, para conseguir un resultado o realizar una tarea, necesita algunas competencias que hoy parece no tener.

Por qué evaluación de necesidades de formación

Poner en marcha formación sin una adecuada Evaluación de Necesidades es como tender un puente hacia un punto difuso en la niebla. Puede que la suerte o mi intuición femenina me ayuden, pero es muy posible que no llegue a donde pretendía arribar. 

Su posición al comienzo del proceso hace que los errores cometidos en esta fase desvíen la eficacia de las acciones posteriores, con el consiguiente mal uso de los recursos asignados. Si hago el camino en medio de la niebla es posible que llegue a destino. O no.

Darle a la evaluación de necesidades de formación la importancia que tiene y realizarla de forma estructurada y sistemática no son condiciones suficientes en el éxito de la formación, pero casi siempre sí son factores necesarios de éxito.

Cómo realizar la Evaluación de Necesidades

Podemos establecer cuatro fases al evaluar necesidades de formación:

A. Definir la brecha entre lo existente y lo requerido, definiendo claramente lo que la persona hace/debe hacer y consigue/debiera conseguir.

B. Generar datos y opiniones respecto a la situación y a las personas implicadas.

C. Evaluar en qué medida la formación puede ser una solución viable y rentable del problema. (Ver La formación no soluciona todos los problemas)

D. Sentar las bases de la solución formativa: qué conocimientos; qué habilidades; qué actitudes desarrollar.

Concrete el cambio que quiere lograr

La formación es un medio para conseguir un cambio. Analice su situación actual y defina, concretando lo más posible, el escenario que querría tener en la post-formación.

1. Colectivo

A quién dirigiremos la la acción formativa.

2. Qué desarrollar

Qué conocimientos, técnicas, acciones, actitudes o resultados busco cambiar.

3. Nivel actual de competencias 

Esta tarea no siempre es fácil de realizar. Los resultados del vendedor, por ejemplo, serán fáciles de evaluar; mientras que sus actitudes ante el trabajo en equipo o su capacidad para generar confianza en el cliente tendrán una valoración mucho más subjetiva. La dificultad de la evaluación no debiera ser excusa para evitarla, como brillantemente sugiere Mr. Disraeli. 

Es preferible estar aproximadamente en lo cierto que exactamente equivocados. Benjamín Disraeli

4. Problemas y amenazas

Originados en la brecha a subsanar; facilitará la argumentación del cambio.

5. Objetivos

Situación en que se encontrará el participante en diferentes momentos después de la formación:

  • qué sabrá;
  • qué sabrá hacer;
  • qué querrá hacer;
  • qué no querrá hacer;
  • qué actividades realizará… y, por supuesto
  • qué resultados conseguirá

¿Recuerda el acróstico SMART para un buen objetivo?

6. Contenidos a impartir

Qué conocimientos transmitir; habilidades a aprender y practicar; actitudes a generar…

7. Actitudes previas de los participantes

Qué opinan los participantes sobre el problema y la posible solución formativa. Antes de un curso de escucha activa la mayoría de los vendedores piensan: ¿Mejorar mis técnicas de escucha? Yo escucho perfectamente…

8. Expectativas

Qué esperan los participantes de la formación. ¿Escucharé comentarios como el siguiente?: yo he hecho ya como 10 cursillos de venta. Y algunos muy buenos…

Quien debe hacer la Evaluación de Necesidades de Formación

Que sea realizada por el propio formador que impartirá la formación tiene ventajas:

  • Habrá menos posibilidades de desconexión entre los verdaderos problemas de los participantes y sus soluciones formativas –a veces los puntos de vista del participante no coinciden con los de su jefe o con los Dpto. de Recursos Humanos.
  • Obtendrá valiosa información para adaptar casos, contenidos, ejemplos, objeciones al curso, etc.
  • Ganará credibilidad al hablar el lenguaje más cercano al participante.
  • Un contacto previo – mejor personal, pero incluso también telefónico o por email – facilita el comienzo de la formación.

Un libro sobre ENF

Un excelente libro sobre Evaluación de Necesidades de Formación, aunque tiene varios años de publicado, es Training Needs Assessment de Allison Rossett. 

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{ 7 comentarios... deje el suyo }

1 Laura Islas agosto 5, 2012 a las 00:56

Excelente contenido. Concreto, pero explícito. Con elementos suficientes para ahondar en el conocimiento del tema. Manejo amigable. Invita a continuar explorando los diferentes apartados y a seguir analizando los temas. FELICIDADES AL EQUIPO QUE DESARROLLA ESTE BLOG.

2 MAG agosto 5, 2012 a las 11:09

Gracias Laura! Es un estímulo el que te hayan gustado estilo y contenido del blog.

3 Elena Báez septiembre 5, 2012 a las 12:07

Me parece bien el artículo, pero me resulta todo muy genérico sobre este tema. Me gustaría leer cosas más concretas.

4 MAG septiembre 5, 2012 a las 12:21

Gracias Elena por tu opinión. Y estoy de acuerdo contigo en que es un artículo genérico sobre el tema, que busca resaltar la importancia de una etapa muchas veces poco o mal hecha. ¿Sobre qué temas te interesaría leer artículos más concretos?

5 Elena Báez septiembre 5, 2012 a las 12:51

Creo que otra de las etapas “poco bien hechas” del proceso, es la que viene después de la formación, la evaluación, y la medición del impacto de la acción formativa en los resultados de la empresa. Es sobre esto último principalmente sobre lo que estoy interesada Miguel.
Gracias 🙂

6 MAG septiembre 5, 2012 a las 13:15

Tomo nota del tema Evaluación como objeto de futuras entradas del blog. Si estás interesada en el tema de la evaluación te puedo dar algunas ideas sobre bibliografía que conozco. Empezando por el clásico libro de los 4 niveles de D. Kirpatrick.

7 Elena Báez septiembre 5, 2012 a las 14:49

Seguro que sería muy interesante una entrada tuya sobre ese tema. A Kirpatrick lo “conozco” ya desde hace algún tiempo, estoy algo avanzada ya en el tema de la evaluación, aunque no es tarea fácil ponerlo en práctica.

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